(*) Por Rogério Gonçalves (Instagram: @rogergoncalves.coach) – Atualmente, somos continuamente atrapalhados por redes sociais, ferramentas, e-mails e notificações, só para citar alguns. Na nossa economia da desconcentração, o caos se tornou a diretriz.
É, praticamente, improvável se concentrar no que verdadeiramente vale a pena ou saber se privilegiamos o trabalho certo na hora certa. Suas metas para o dia se perdem no meio de atividades de alta prioridade, um sem-fim de notificações e mensagens aparentemente urgentes. Para dar conta do ritmo de trabalho, 80% dos trabalhadores dizem que trabalham com os aplicativos de comunicação ou a caixa de abertos. Isto acaba em menor eficiência, com maior possibilidade de perderem prazos, mensagens e ações.
Os modelos para a administração do tempo podem auxiliar a retomar o seu tempo e oferecer mais integridade mental para a sua rotina diária. Em lugar da sua lista de pendências impor como você usa o tempo, use as técnicas de gestão do tempo para estabelecer de forma consciente as prioridades do dia a dia e enfatizar no trabalho mais importante.
Não existe uma única maneira certa de administrar o tempo. Neste artigo, vou apresentar algumas técnicas, instruções e sistemas de sucesso ágeis que auxiliam a reassumir o domínio das suas atividades e do seu tempo.
1)Elabore um plano diário para administrar seu tempo e ser mais produtivo
Invista alguns minutos no final de cada dia para elaborar uma lista de atividades diárias para o próximo dia. Isso colaborará a inclusão de itens que você pode ficar fascinado a adiar até outro dia.
2)Conceder responsabilidades
Se você ocupar uma posição de gestão e se encontrar constantemente trabalhando durante o almoço ou atrasado, considere conceder mais de suas atribuições à sua equipe.
3)Arrume seu e-mail
Uma caixa de entrada desarrumada pode fazer com que você desperdice mais tempo procurando e-mails relevantes aos quais precisa dar uma resposta ou que ignore totalmente os e-mails relevantes.
4)Dedique-se a uma tarefa de cada vez
Os estudos indicam categoricamente que a multitarefa reduz sua eficácia. Para produtividade máxima, dedique-se a uma tarefa por vez. É mais eficaz terminar um trabalho antes de seguir para o próximo.
5)Elabore uma lista “concluída”
Se atividades diferentes aparecem durante o dia, elabore uma lista apartada ao lado da sua lista de atividades, conforme você realiza essas tarefas adicionais.
6)Contemple-se por tarefas complicadas
Como é natural querer esquivar-se de atividades complicadas, contemple-se por encarar de forma direta essas atividades tediosas ou complicadas. A título de exemplo, permita-se fazer uma parada e dar uma volta ou trabalhar em alguma coisa que você verdadeiramente goste como recompensa.
7)Dedique-se ao quadro geral
Em troca de buscar a excelência ou focar nos mínimos pormenores do seu trabalho, recorde-se do quadro geral. Encare as atividades mais relevantes que estão na sua lista de atividades, em substituição aos pequenos detalhes.
8)Determine metas SMART
Sua eficácia é constantemente medida por sua competência em alcançar suas metas. Se você alcançar essas medas de forma rápida, com uma aplicação menor de recursos, isso é um sinal claro de que você está verdadeiramente administrando seu tempo e sendo eficaz.
9)Pratique dizer não
Seja diligente ao envolver-se com algo que demandará o seu tempo. Quando solicitado a envolver-se em algo, responda alegando que você analisará sua programação e retornará para a pessoa.
10)Idealize sua semana no domingo
Começar a segunda-feira com um planejamento semanal o auxiliará a passar do fim de semana para uma semana eficaz de trabalho. No domingo, destine um tempo para idealizar sua semana, separando seus objetivos semanais em atividades do dia a dia.
11)Chegue cedo
Diminua o estresse sempre chegando cedo. Isso se aplica não apenas às reuniões, mas também aos prazos. Sempre idealize enviar seu trabalho um dia antes do previsto.
12)Conclua suas atividades de maior prioridade primeiro
Conclua suas atividades mais relevantes e mais rigorosas primeiro. Os estudos comprovam que a primeira hora do dia é a mais produtiva.
13)Experimente atividades que abranja aptidões diferentes
Pondere se envolver em atividades que usam conjuntos de aptidões que você não usa quando está no trabalho. Tendo como exemplo, se você fica a maior parte do dia sentado em um escritório, comece a pintar ou a dançar.
14)Elimine as distrações
Ponha o telefone no silencioso e ponha-o em uma gaveta, para ficar fora do alcance da visão. Você também pode querer desligar o mensageiro instantâneo ou fechar seu e-mail para não se entreter com os novos e-mails recebidos.
15)Ponha um limite de tempo nas atividades
A lei de Parkinson diz que o trabalho será desenvolvido para preencher o tempo à disposição para conclusão. Ao colocar delimitações de tempo para itens estipulados, você espontaneamente se concentrará melhor e trabalhará com mais eficácia.
16)Programar intervalos entre atividades
Estudos mostram que seu cérebro só pode se manter extremamente concentrado por até minutos de uma vez. Agende uma parada entre atividades ou, pelo menos, a cada 90 minutos para preservar a quantidade máxima de eficácia.
17)Tome conta de você
Para potencializar sua eficácia, é importante tomar conta de si mesmo. Isso quer dizer, realizar as recomendadas sete a nove horas de sono por noite, comer alimentos saudáveis e exercitar-se frequentemente.
18)Conserve listas de atividades para administrar o tempo e aumentar eficácia
Elabore listas de ideias ou atividades que você precisa concluir ao longo do dia. Ao memorizar o máximo viável, será fácil recordar quais atividades você precisará verificar mais tarde.
19)Controle como seu tempo é gasto
Compreender como você está administrando seu tempo é uma fase relevante para um ótimo gerenciamento de tempo. Pondere levar um ou dois dias e registre cada atividade ou tarefa que você desempenha.
20)Beneficie-se ao máximo os tempos de espera
Todas as pessoas encontram intervalos em que devem aguardar, seja no aeroporto, consultório médico ou na estação de trem. Use esses intervalos de ociosidade para meditar, responder e-mails, apenas relaxar, acompanhar um podcast, responder a chamadas telefônicas perdidas ou ler.
Neste momento que você reconhece os métodos para administração do tempo e verificou as sugestões dos principais especialistas sobre o assunto, pode ser mais seguro na escolha da resolução que melhor se enquadra com seus princípios e metas.
Ante uma sociedade de cenários variáveis, os profissionais que melhor gerirem o tempo vão se destacar, se apoderando das melhores posições de trabalho e alcançando melhores salários.
Você quer fazer pertencer a este seleto grupo? Portanto, a hora de começar é agora.
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Muito bom! 👏🏻👏🏻👏🏻
Gostei muito, estou precisando fazer isso 👏👏👏
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