O que é o Planejamento do Tempo

(*) Por Rogério Gonçalves (Instagram: @rogergoncalves.coach) – O planejamento do tempo é um assunto contumaz e de extrema importância. Há como divergir? Embora todos tenhamos precisamente 1.440 minutos diariamente, é comum no universo corporativo ouvir lamentações sobre a falta de tempo perante as exigências cotidianas. Como é a sua situação? Ela é diferente da conjuntura retratada acima? Para a grande parte dos profissionais do mundo contemporâneo a conclusão inclina-se a ser a mesma: há, sim, uma limitação de tempo para resolver tudo – mesmo porque não abrange somente a vida profissional.
Educação, família, relacionamentos, responsabilidades relacionadas ao trabalho e saúde rivalizam entre si. Dessa maneira, exigem espaço e atenção em um fluxo presumivelmente desorganizado, frequentemente bloqueado por estímulos relacionados à gestão de conflitos, deslocamentos e erros de comunicação. Isto é, dá para realizar mais e melhor. As pessoas que conseguem gerir os processos de maneira eficaz, são aceitas no meio em que atuam por sua produtividade.
E não poderia ser de outra maneira, já que sua performance individual colabora para melhores resultados coletivos. Mas como elas conseguem? Há métodos de planejamento do tempo, as quais passam por disciplina, organização e administração. Também há exercícios e mesmo ferramentas do controle consciente do tempo aplicado a cada atividade. Se você entende que existe potencial para melhorias nos seus resultados (e sempre tem), dentro e fora do trabalho, não deixe de ler este artigo até o fim.
Além das vantagens profissionais relacionadas à carreira que podem ser alcançadas, o correto planejamento do tempo permite melhorar a qualidade de vida e os relacionamentos pessoais.
Benefícios do planejamento do tempo
Você com certeza já sentiu o que tem de positivo em planejar de maneira criteriosa seu tempo, mas é relevante reforçar tudo o que tem a ganhar quando traz o planejamento do tempo para o cotidiano da empresa onde trabalha. Confira!
Reconhecimento profissional: saber planejar o tempo com competência, privilegiando as atividades mais importantes, é uma qualidade muito estimada no mundo corporativo e uma via segura para percorrer o caminho do sucesso.
Aumento da eficácia e da competência: quando seu tempo é bem planejado, você rende mais, com maior serenidade, e ainda tem tempo para desfrutar boas oportunidades quando elas aparecem.
Mais projetos implementados em menos tempo: o planejamento eficiente do tempo é o melhor amigo para atingir com mais rapidez suas metas.
Diminuição do estresse: um cronograma para saber quanto de tempo deve ser consumido em cada atividade é sinônimo de atenuação da ansiedade e, por conseguinte, do estresse.
Ampliação do tempo livre: quem sabe determinar o que deve ser feito como prioridade, termina antes e fica com tempo para usar como quiser, seja um passatempo, seja uma tarefa para capitalizar ainda mais no êxito profissional.

6 orientações de planejamento do tempo para o trabalho render mais

Você pode gostar ou não de usar táticas conceituadas de planejamento do tempo para estruturar o seu trabalho. Nenhuma tática de planejamento do tempo é eficiente para todos e a todo tempo, e é por essa razão que existem tantas delas. Vivencie estas seis orientações para aperfeiçoar as suas capacidades de planejamento do tempo.

1. Vincule o trabalho diário aos objetivos
   O planejamento do tempo nem sempre tem como objetivo finalizar todo o trabalho; frequentemente, o desejo é reconhecer e dar prioridade ao trabalho mais relevante. Para esta finalidade, é indispensável vincular o seu trabalho diário aos objetivos do time ou da organização, a fim de reconhecer as atividades mais relevantes a serem realizadas a cada dia. Mas, segundo uma recente pesquisa com mais de 6.000 trabalhadores do conhecimento ao redor do mundo, apenas 26% dos colaboradores têm clara a relação entre o seu trabalho individual e os objetivos da organização.
2. Priorize e organize o trabalho
   A despeito da fórmula utilizada, é essencial saber quais são as atividades mais relevantes. Constantemente haverá uma atividade cuja prioridade é modificada ou um prazo que é abreviado ou ampliado. Você não será apto a ajustar e priorizar o trabalho certo se não tiver compreensão sobre a relevância dos trabalhos.
   Por que é relevante priorizar o trabalho? Talvez você conheça o cansaço psicológico (burnout), que abala cada vez mais colaboradores ao redor do mundo a cada ano. Todavia, o que é menos evidenciado é como a falta de entendimento sobre as prioridades colabora para o cansaço psicológico.
3. Ao final de cada dia, programe o próximo dia
   O dia de trabalho, ocasionalmente, parece um atropelo porque já estamos atrasados quando iniciamos. Se você é o tipo de pessoa que lê os e-mails todas as manhãs para definir quais são as prioridades, não está só: esse costume é muito comum. Por sorte, há um jeito melhor.
   Em lugar de esperar pelo novo dia para resolver o que fazer, use os últimos cinco minutos de cada dia para organizar o dia seguinte. Isto pode elevar a sua motivação, porque você saberá o que fazer antes mesmo de ligar o computador. Também é um modo útil de garantir a execução do trabalho mais relevante todos os dias.
4. Diga “não” ou delegue tarefas
   Um benefício de ter a percepção sobre as próprias prioridades é que também se entende o que é menos relevante. Nem sempre é simples dizer “não” a um novo trabalho, mas auxilia se você puder esclarecer que está dizendo “não” a isso porque não se iguala às suas prioridades atuais. Determinar as suas prioridades — e partilhá-las com o seu time — pode dar a todos maior compreensão.
   Se o trabalho tiver de ser realizado, mas não for mais relevante do que as suas outras prioridades, tente delegá-lo a outro membro da equipe. Tenha em mente que delegar uma atividade não quer dizer que ela não seja relevante, mas apenas que esse trabalho não está alinhado às suas prioridades atuais.
5. Audite as atividades
   Além de saber dizer “não” a certos trabalhos, destine tempo para reexaminar as atividades com as quais se envolveu há algum tempo e nas quais ainda está trabalhando. Algumas delas não se alinha mais aos objetivos do seu time?
   Quando se deparar com uma dessas atividades, pergunte-se se este trabalho ainda deve ser executado. Caso já não seja relevante para o seu time, considere suspender a sua realização. Se a atividade ainda tiver de ser executada, considere se você é a melhor pessoa para realizá-la — senão, siga o mesmo exercício de delegação para descobrir quem poderá ser.
6. Abandone as listas de atividades escritas à mão, use uma ferramenta adequada
   Se você ainda controla o seu trabalho à mão, é hora de incrementar com uma ferramenta on-line. Não importa o quão satisfatórias possam ser as anotações manuscritas, listas de pendências feitas à mão são propensas a erros, ineficazes, fáceis de perder e desorganizadas. Em lugar disso, assegure-se de que a maior parte da administração dos seus projetos seja feita numa ferramenta dedicada.

Conclusão
Para um bom planejamento de tempo, também cogite a hora de relaxar. Fazer intervalos é essencial. Aproveite esse instante para usar o que te distrai durante a realização de atividades. É relevante que você divida o tempo apreciando esses períodos necessários para descansar a mente.
A essa altura você já percebeu que ser mais produtivo não é passar todo o tempo trabalhando, mas saber ser produtivo nesse momento. Saber fazer um bom planejamento do tempo é um conhecimento que faz com que a organização, seus colaboradores e gestores possam ter ganho maior de forma conjunta.
Como você viu, há uma forte relação entre planejamento de tempo, produtividade e qualidade de vida. Para fazer um bom planejamento, é essencial criar objetivos reais, saber priorizar o que é mais urgente e, claro, delegar as atividades de forma adequada.

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