Como identificar dependências operacionais que dificultam o controle das apólices e podem limitar o crescimento das empresas – Uma gestão de garantias pode funcionar bem durante anos e, ainda assim, deixar de acompanhar a complexidade e o crescimento da operação. À medida que o volume de garantias cresce ou surgem novas demandas, processos que antes atendiam à rotina podem passar a exigir buscas, conferências e controles manuais. Na prática, o que antes era apenas uma tarefa administrativa pode se transformar em uma dependência operacional, consumindo tempo da equipe e tornando a gestão mais complexa.
Para Edson Barros, sócio-fundador e CEO da Acoy, insurtech especializada em seguro garantia, modernizar a gestão passa primeiro pela identificação desses pontos de atrito. “É possível administrar uma carteira de garantias e, ao mesmo tempo, manter processos que já não acompanham a realidade da operação. Antes de pensar em novas ferramentas, é importante entender onde estão essas dependências e o que pode ser reorganizado para que a gestão consiga acompanhar o crescimento da empresa sem ampliar a complexidade operacional na mesma proporção”, afirma o empresário.
A gestão de garantias não termina com a emissão de uma apólice. Ao longo de sua vigência, podem surgir consultas, alterações, endossos, renovações e novas demandas. Em uma carteira em expansão, a forma como essas informações são organizadas e acessadas passa a ter impacto direto na eficiência da operação. Quando os dados estão estruturados e disponíveis, cada nova etapa pode partir do histórico que já existe, sem exigir que a equipe reconstrua informações a cada solicitação.
“Modernizar não significa substituir tudo o que existe hoje. Significa identificar onde a operação criou dependências que já não acompanham sua realidade e decidir o que precisa evoluir. O objetivo não é ter mais tecnologia, mas uma gestão que consiga acompanhar o crescimento da empresa sem aumentar a complexidade na mesma proporção”, afirma Barros.
Segundo o executivo, alguns sinais ajudam a identificar quando os processos de gestão do seguro garantia começam a se tornar um gargalo para a operação. Confira seis deles:
01. Encontrar uma informação simples leva mais tempo do que deveria
Quando o histórico de uma apólice precisa ser procurado em diferentes registros, uma consulta que deveria ser direta começa a consumir tempo excessivo. À medida que a carteira cresce, localizar uma informação deixa de ser uma exceção e passa a fazer parte da rotina.
02. A planilha deixou de ser apoio e virou infraestrutura da operação
Planilhas podem ser úteis em determinados momentos da operação. O problema aparece quando passam a concentrar informações essenciais e exigem atualizações constantes para que o acompanhamento da carteira continue funcionando. Com o aumento do volume de garantias, esse modelo também amplia a necessidade de atualizações e controles paralelos.
03. O acompanhamento dos vencimentos depende de lembretes manuais
Se é preciso consultar uma planilha ou calendário para identificar quais garantias estão próximas do vencimento, o processo depende diretamente da rotina de quem faz esse acompanhamento. Uma gestão mais estruturada permite antecipar essas demandas e reduzir a possibilidade de que um prazo passe despercebido.
04. Uma alteração exige atualizar a mesma informação em diferentes lugares
Mudanças em uma garantia podem gerar retrabalho quando os dados estão distribuídos por diferentes controles. Além do tempo necessário para repetir a atualização, aumenta o risco de que registros diferentes passem a apresentar informações diferentes sobre uma mesma operação.
05. É difícil ter uma visão consolidada da carteira
Consultar uma apólice individualmente é diferente de ter uma visão da operação como um todo. Se, para entender quais garantias estão vigentes ou quais demandam atenção, é necessário reunir informações antes de analisá-las, a gestão ainda depende de uma etapa adicional de consolidação.
06. O histórico da operação está concentrado em quem acompanhou o processo
Quando o conhecimento sobre uma garantia está concentrado em uma única pessoa, parte do conhecimento da operação deixa de pertencer à empresa e passa a depender de quem a acompanhou. Uma mudança de responsável pode, então, revelar uma dependência que já existia, mas ainda não havia se tornado evidente.
Sobre a Acoy
Fundada em 2018, a Acoy é uma insurtech especializada em seguro garantia. A empresa desenvolveu uma plataforma digital que centraliza a cotação, emissão e gestão de apólices, conectando 39 seguradoras em um único ambiente. Com foco em simplicidade, agilidade, segurança e eficiência operacional, a tecnologia transforma um processo que tradicionalmente levava entre 48 horas e até cinco dias em uma operação concluída em poucos minutos. Atualmente, a companhia atende cerca de 30 clientes corporativos, possui aproximadamente mil usuários ativos e emite cerca de 4 mil apólices por mês, contribuindo para a modernização e digitalização do mercado segurador brasileiro.
